Vorbereitung Ihrer Präsentationen: Gut geplant ist halb gewonnen!
„Der erste Schritt zur Präsentation, wird am Computer mit dem Aufrufen von PowerPoint und der Gestaltung der ersten Folie gemacht!“ – das ist weitverbreitete Praxis, die nicht immer von Vorteil ist. Bis PowerPoint zum Einsatz kommt, empfehlen wir vorab: Sammeln – Sondieren – Skizzieren! Notizblock und Kuli, Planungsblatt und Bleistift sind zunächst Ihre Werkzeuge. Die Nebeneffekte sind: Sie sparen Zeit, lösen sich von Gewohnheiten, entfernen sich von Einschränkungen und sind kreativer.
Bei der folgenden vorgeschlagenen Vorgehensweise gehen wir davon aus, dass Sie die vorbereitete Präsentation auch selber vortragen. Sollten Sie für jemanden eine Präsentation erstellen, haben wir in einem Artikel (erscheint nächste Woche) einige Tipps parat, wie Sie Ihre Vorarbeit noch „toppen“ können!
Hier 5 Leitfragen auf dem Weg zu Ihrer Präsentation:
Vielleicht wird der eine oder andere die beiden ersten Punkte tauschen wollen. Natürlich wäre dies möglich! Unsere Beiträge sollen keineswegs als absolutes Manifest gesehen werden, aber wir haben uns über diese Art der Anordnung natürlich unsere Gedanken gemacht: Informationen über die Zielgruppe sollten einen starken Einfluss auf die Formulierung Ihres Präsentations-Zieles haben, da 50 – 60% Ihres Erfolges davon abhängt, ab Sie die Interessen Ihres Publikums erreichen!
Deswegen empfehlen wir zu Beginn eine „kleine“ Zielgruppenanalyse:
1. Überlegen Sie, wer im Publikum sitzt
Wer seine Zuhörer kennt, kann sich auf diese einstellen und vorbereiten – zusätzlich gibt es Ihnen als Redner oder Rednerin ein Stück mehr Sicherheit! Wenn Sie ein Gesprächstermin haben, werden Sie selbstbewusster und sicherer ins Gespräch gehen, wenn Sie Ihr Gegenüber kennen oder sich ggf. im Vorfeld informiert haben. Dieses bestätigt jeder Kommunikationsberater.
Wichtige Fragen für die Vorbereitung sind also: Wer sitzt im Publikum? Präsentieren Sie die Projektergebnisse vor dem Vorstand oder halten Sie einen Fachvortrag zum Thema „Solar“ für die „breite Masse“? Was erwarten Ihre Zuhörer und welche Vorkenntnisse hat das Publikum? Auf welcher Ebene muss ich dem Publikum begegnen (sprachlich wie inhaltlich)?
Diese Analyse Ihrer Zuhörerschaft fließt zur Hälfte in die nachfolgende Formulierung Ihres Vortrags-Zieles ein.
2. Formulieren Sie das Ziel Ihrer Präsentation
Diesen Satz kann man nicht oft genug zitieren: „Wer sein Ziel nicht kennt, darf sich nicht wundern, wenn er nicht ankommt!“
Ich möchte aber ein Zitat von Mark Twain gleich anschließen, um zu verdeutlichen, dass man mit diesem Vorbereitungspunkt die Hälfte an Einsatz sparen kann, denn „kaum verloren wir das Ziel aus den Augen, verdoppelten wir unsere Anstrengungen!“
Legen Sie das Ziel Ihrer Präsentation fest, d.h. schreiben Sie in einem Kernsatz, was Sie nach Ihrem Vortrag bei Ihrem Publikum erreicht haben wollen.
Sie richten Ihre Präsentation nach einer dieser 3 Grundziele aus: Überzeugen, informieren oder aktivieren (in manchen Publikationen fließt „aktivieren“ in die beiden vorgenannten Ziele mit ein – wir betrachten es separat, weil sich daraus unterschiedliche Inhalte oder Argumentationen ergeben können)
3. Mit 4mal „S“ von der Datensammlung bis zur Gliederung
Immer Ihr Ziel vor Augen, gestalten Sie jetzt den Weg dahin! Wenn Sie nun in Ihrem Vorlagen-Archiv, in Literatur, Fachbüchern und Studien, in Prospekten, im Internet und in Gesprächen auf „die Suche“ gehen und Material sammeln, dann überlegen Sie schon gleich bei allen „Ideen“, wie Sie diese „visualisieren“ können. Sie versuchen sich vorzustellen, wie die Folien aussehen könnten – sei es mit Bildern, Diagrammen, Datenreihen, Tabellen, Schaubildern, Abläufen, Zeittafeln, Piktogrammen, Illustrationen, Zeichnungen, Texten, Zitaten oder auch mit Aufzählungen.
Gehen Sie in diesem Abschnitt Ihrer Vorbereitungen dreistufig vor: Sammeln – Sondieren – Skizzieren!
Tragen Sie sämtliches Material zusammen, welches Sie in der Präsentation einsetzen könnten. Danach erstellen Sie einen logischen Argumentationsaufbau, bei dem Sie die prägnantesten Daten rausfiltern und in eine schlüssige Reihenfolge bringen. Ab dieser Planungsphase sind Sie eigentlich zweigleisig unterwegs, denn jetzt entsteht Ihr Vortrag als Rede und parallel Ihr Gestaltungs- bzw. Folienkonzept.
Nutzen Sie hierzu unsere Planungs-Vorlagen (DIN-A4 als PDF) und setzen Ihre Inhalte in folgende Raster:
Wenn Sie mit den ausgewählten Inhalten eine Gliederung mit „rotem Faden“ erstellen, orientieren Sie sich an folgendem Schema:
Der Anfang und das Ende bleiben den Zuhörern am ehesten in Erinnerung, das bedeutet für Sie, dass Sie mit einem „Knalleffekt“ starten – mit einer provokativen These, einem ausdrucksvollen Bild, treffenden Zitat oder gar einer verblüffenden Statistik. Der Schluss muss zusammen mit einem Fazit genauso „effektvoll“ sein wie der Start.
Innerhalb dieses „Rahmens“ findet der Aufbau Ihrer Argumentation, Ihres Spannungsbogens statt.
4. Jetzt kommt PowerPoint zum Einsatz: Setzen Sie die Folien um!
Anhand der Gliederung und Ihrer geschriebenen und skizzierten Vorlagen setzen, gestalten und formatieren Sie nun die Folien in PowerPoint! Sie werden feststellen, dass Sie die Foliengestaltung schneller umsetzen und am Ende Ihrer Vorbereitungen eine „präzisere“ Präsentation haben.
Bis hier haben Ihre Ideen und Ansätze, Ihre Daten und Ihr Inhalt bereits 3 Phasen durchlaufen. In diesen Abschnitten ist der rote Faden entstanden und die Aussagen sind reduziert, verändert, ja sogar „geschärft“ worden.
Sind die PowerPoint-Folien fertig, prüfen Sie diese zum Schluss nochmal auf Schreibfehler und auf Stimmigkeit: Wird Ihr Vortrag durch die Folien passend visualisiert!
Alle Vorteile dieser Präsentations-Vorbereitung auf einen Blick
Dass eine intensivere und strukturiertere Vorbereitung zunächst den Anschein hat, es würde sehr viel mehr Zeit in Anspruch nehmen, relativiert sich bei näherem Hinschauen:
ASie haben durch diese Vorbereitung den Inhalt Ihres Vortrages bereits bei der Erstellung verinnerlicht
Bdas führt dazu, dass Sie sicherer in die Präsentation gehen – Sie haben weniger Lampenfieber
CSie lösen sich eher von Ihren bisherigen Präsentations-Gewohnheiten und werden automatisch kreativer
Djetzt steht nicht mehr nur PowerPoint im Vordergrund, sondern Sie als Vortragender / Vortragende mit Ihrer „Story“ und Ihrem „roten Faden“
Evon Ihrer Präsentationen bleibt mehr in Erinnerung, weil Sie mit mehr Persönlichkeit / Authentizität gehalten wird
Diese Schritte der Präsentations-Vorbereitung sind zwar Handarbeit, aber sie lassen unserer Erfahrung nach mehr Raum für Kreativität – probieren Sie es einfach und lösen sich von bisherigen Gewohnheiten – viel Erfolg dabei!
Am Ende hat Ihre Präsentation eine andere Wertigkeit, wenn Sie das Ziel erreichen, Ihr Publikum erreichen, Ihr Vortrag und Ihr Unternehmen in positiver Erinnerung bleibt, der Vortrag gut ankommt und Sie motivierter in die nächste Präsentation, in die nächste Vorbereitung gehen!
1) Foto „Planung am Schreibtisch“ – © Fotolia . nyul
2) Foto „Zielscheiben“ – © Fotolia . Manfred Steinbach
3) Foto „Roter Faden“ (3 Fotos) – © Fotolia . André Bonn