Wie viele Folien sind erforderlich?
Haben Sie schon mal nach dieser Frage gegoogelt? Jeder, der sich mit Präsentationen beschäftigt, hat sich diese Frage schon mindestens einmal gestellt. Und haben Sie eine passende Antwort bekommen!? Es gibt kaum konkrete Antworten, aber wir versuchen, dieses Thema aus verschiedenen Perspektiven zu betrachten.
Kleiner Tipp vorab: Nehmen Sie für eine 30-minütige Präsentation 50.000 Folien, dann haben Sie einen ruckelfreien Film!
Spaß beiseite – betrachten wir im nächsten Abschnitt unterschiedliche Vortrags- und Präsentations-Situationen und machen es an konkreten Beispielen fest.
Unterschiedliche Präsentations-Situationen
Im ersten Beispiel gehen wir auf Prüfungs-Präsentationen ein: Es ist die Vorstellung eines Projektes vor einem Prüfungsausschuss, in der Regel über 15 Minuten = 8 bis 10 Folien (inkl. Titel- und Schlussfolie).
Als nächstes schauen wir uns einen 30-minütigen Vortrag an. Der bedenkliche Tipp „Folien müssen 30 bis 40 Sekunden stehen bleiben“ führt zum sogenannten PPT-Trickfilm. Nehmen Sie sich mehr Zeit! Als akzeptablen „Mittelwert“ nehmen wir hier 2 Minuten pro Folie an – das wären in diesem Fall maximal 15 Folien. Gerade für Neulinge im Bereich Präsentationen halten wir das für eine sehr gute Grundlage!
Bedenken Sie aber, dass für den gleichen Vortrag auch 5 Folien ausreichen könnten. Dann haben Sie als „guter Redner“ die Chance, pro Folie im Durchschnitt 5 bis 6 Minuten zu sprechen.
Einschränkung: Verplanen Sie nur 80% Ihrer Präsentationszeit
Nichts ist ärgerlicher als die vorgegebene Zeit zu überschreiten: Das Publikum schaut wartend (oder vielleicht auch genervt) auf die Uhr, das bringt Unruhe ins Publikum und ist auch störend für Sie, wenn nicht sogar demotivierend. Als ich einen Vortrag über „regenerative Energien“ hielt, habe ich dieses „am eigenen Leib“ erlebt, da ich die Folien aus meinem „Archiv“ kurz vor der Veranstaltung einfach schnell zusammen gewürfelt hatte. Das Publikum und die nachfolgenden Referenten waren richtig sauer!
Deshalb: Halten Sie dringend die vorgegebene Zeit ein. Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie nur 80% der Präsentationszeit verplanen. Im obigen Fall, beim 30-minütigen Vortrag, planen Sie also mit 24 Minuten und mit 12 (bis maximal 15) Folien.
Eine Übersicht – die zwei weiteren Methoden sind unten näher beschrieben und mit Beispielen versehen:
Nun die zwei (von zahlreichen) ausgewählten Präsentations-Methoden und Inspirationen zur Frage, wie viele Folien man nimmt:
Die 10-20-30-Regel für PPT-Präsentationen von Guy Kawasaki
Guy Kawasaki, früherer Marketing-Mitarbeiter von Apple (in den achtziger Jahren) und heutiger Geschäftsführer eines jungen Risikokapitalgesellschaft namens Garage Technology Ventures in Kalifornien, hat die 10-20-30-Regel aufgestellt: 10 Folien für 20 Minuten in einer Schriftgröße von mindestens 30 pt.
Umgerechnet kommen wir hier ebenfalls auf eine Redezeit von 2 Minuten pro Folie. Die 30-Punkt-Schrift zwingt förmlich zur Reduzierung der Textmenge. Die Länge der Präsentation auf 20 Minuten zu beschränken ist insofern sinnvoll, weil bereits nach 10 bis 15 Minuten die Aufmerksamkeit des Publikums nachlässt. Die 10-20-30-Regel lässt sich sehr leicht in die Präsentations-Praxis umsetzen.
Die Lessig-Methode oder auch „Speed-Slide-Show“
Diese Methode nach Lawrence Lessig, ein amerikanischer Jura-Professor an der Harvard-Law-University, ist nicht leicht zu erklären. Dieser Präsentations-Stil lässt sich anhand von zwei Beispielen am besten verdeutlichen:
Zum einen wird dieser Stil von Dick Hardt (nur namensverwandt mit mir) eingesetzt. Er hält im folgenden Video einen Vortrag zum Thema „Identity 2.0“ (auf Englisch). Das Thema ist nur zweitrangig, die Art der Präsentation ist sehr beeindruckend. Wenn Sie die ersten 2 bis 3 Minuten sehen, haben Sie schon einen Eindruck – schauen Sie selber auf Youtube mit diesem Link!
Zum anderen beeindruckte die damals 14-jährige Tochter des amerikanischen Komik-Künstlers und Schriftstellers Scott McCloud durch gleichen Vortrags-Stil. Schauen Sie auch hier kurz rein (ebenfalls auf Englisch, 2 Minuten reichen auch hier) – direkt zum Vortrag auf Vimeo!
Diese Vorträge schüttelt man nicht einfach mal „so aus dem Ärmel“, da steckt mit Sicherheit viel Vorbereitung und Übung drin – gerade in der Synchronisation der Folien zur Rede, denn auf diesen „Gleichlauf“ kommt es hier ganz besonders an.
Methoden und Prinzipien sind ganz nett und helfen, Neues auszuprobieren und sich von Gewohnheiten zu lösen – so vielleicht auch diese beiden genannten Präsentations-Methoden.
Lösen wir uns von unseren Präsentations-Gewohnheiten und gehen mal ganz anders in die Vorbereitung einer Präsentation – hier einmal praxisorientiert:
Aus der Gliederung ergibt sich der Folienumfang
Wie sehr hat man schon in der Schule, damals im Deutsch-Unterricht „Gliederungen“ verabscheut. Wenn man einigermaßen Spaß an dieser Sache hatte, dann wollte man drauf los schreiben. Dass es doch sinnvoller war und auch noch ist, sich vorher mit der Gliederung eine Grundlage, ja ein Konzept zu schaffen, zeigt sich selbst beim Erstellen von Präsentationen als äußerst sinnvoll und effektiv. So gehen die meisten in die Vorbereitung Ihrer Pärsentationen: „Als aller erstes mit dem Gestalten der Folien anfangen – denn sind die Folien erst einmal fertig, ist auch der Vortrag im Kasten“. (in einem weiteren Beitrag erfahren Sie mehr über die einzelnen Schritte der Präsentations-Vorbereitung, erscheint demnächst – mit Planungs-Vorlagen – versprochen!)
Die Folien sind nicht Ihr Vortrag!
Die PowerPoint-Folien dienen lediglich zur Visualisierung Ihrer Aussagen. Sie haben eine Gliederung, diese füllen Sie mit Inhalt und dazu erstellen Sie die passende PowerPoint-Präsentation, die sie parallel visuell zum Ziel führt. Ihre „Story“ und Ihre Folien sollten perfekt aufeinander abgestimmt sein. Ihr Vortrag besteht zu guter Letzt aus Ihrem Vortrag, den dazugehörigen PowerPoint-Folien und gegebenenfalls einem Hand-Out. Somit sind die Folien nicht Ihr Vortrag (im schlimmsten Fall dienen die Folien als Ablese-Vorlage).
Also, nicht die Folien bestimmen Ihren Vortrag und schon gar nicht die Anzahl Ihrer Folien. Sie sehen jetzt, dass die anfangs gestellte Frage definitiv nicht eindeutig zu beantworten ist. „Wie viele Folien muss ich den für meinen Vortrag erstellen“ sollte nicht die erste Frage sein, sondern eher „Welchen Inhalt, welche „Story“ mit welchen Bildern benötige ich um am Ende meiner Präsentation das und das Ziel zu erreichen!“
Stellen Sie sich diese Frage für Ihre nächste Präsentation und nicht „wie viele Folien muss ich haben?“ …
1) Foto „Finger“ – © Fotolia . Nikolai Sorokin
2) Foto „Polaroids“ – © Fotolia . loriklaszlo